surat menyurat

A.    Pengertian surat menyurat

D

ewasa ini, sekalipun surat sudah tidak terjadi sesuatu yang trend, namun dalam dunia formalitas atau resmi keberadaan suarat tepat menjadi nomor satu.sebagai sarana tertulis, surat melibatkan dua pihak yaitu pihak pertama pengirim surat dan pihak kedua penerima surat, pihak pertama atau pengirim surat dapat berupa perseorangaan atau instansi demikian pula sebaliknya, surat juga dapat di pandangansebagai wakil dari penulisanya. Oleh karena itu, segala sesuatu yang di tulis di dalam surat tersebut dapat di nilai sebagai cermin pribadi, organisasi, atau instansi pengirimnya, surat hendaknya di buat semenarik mungkin, baik dari segi bentuk maupun isinya, agar pribadi penulis atau instansi pengirimnya memperoleh citra yang baik di hadapan pembaca atau penerima surat.

            Keberadaan surat sampai saat ini masih tetap penting dalam menjaling komunikasi, baik komunikasi antar pribadi, maupun antar organisasi, antar lembaga dan antara perusahaan/instansi. Oleh karena itu, dapat di artikan bahwa surat merupakan alat komunikasi tertulis baik resmi maupun pribadi untuk menyampaikan suatu berita kepada orang lain atau lembaga tertentu.

            Surat merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang di hadapi. Secara singkat dapat dikemukakan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.

            Apabila terjadi hubungan surat menyueat secara terus menurus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B.     PERAN SURAT

            Telah dijelaskan bahwa surat pada dasarnya merupakan sebuah sarana komunikasi, dalam sebuah perusahaan atau perkantoran, surat berperan penting dalam memperlancar arus komunikasi perusahaan, surat pada dasarnya bukan satu satunya alat untuk berkomunikasi, surat hanya berperan sebagai pelengkap, sebagai pelengkap surat memiliki keunggulan, antara lain:
1.      Surat dapat disimpatan untuk waktu yang relative lama;
2.      Surat dapat menghindarkan kesalapahaman;
3.      Biaya lebih murah;
4.      Surat bias menjangkau seluruh pelosok dunia;

Keunggulan tersebut Nampak jelas jika dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain, seperti telepon, radio, telegram, teleks, atau televise.

Adapun peran surat yang merupakan sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berperan sebagai :
1. Alat bukti tertulis. Adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi                perselisihan atau salah penafsiran antara kantor dan pejabat yang mengadakan hubungan                       korespondensi.
2.  Alat pengingat, berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau lama 
3. Bukti historis, berguna sebagai bahan riset mengenal ke adaan atau aktivitas suatu organisasi              pada     masa-masa lalu.
4. Duta organisasi, suarat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari               organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman, surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan

C.    TUJUAN PENULIS SURAT

Tujuan penulis suarat itu berbagai macam sesuai dengan maksud pengirimnya, misalnya melamar pekerjaan, untuk menyampaikan berita, untuk mengadakan perjanjian (surat perjanjian), dan untuk mempertegas sesuatu. Masing-masing tujuan ini harus jelas penulisnya, sehingga penerima surat tidak mengalami kesalahan dalam menafsirkan ini surat yang ditulis pengirim

            Oleh karena itu, ketelitian sangat di perlukan dalam menulis surat, koreksi berulang-ulang juga menentukan keberhasilan menulis surat dalam menyampaikan maksud surat dikirim.

Dr. siti suwadah rimang, S.pd., M.Hum

halaman buku 217